Wij hebben onlangs een adviesaanvraag ontvangen vanwege een reorganisatie. De ondernemer heeft geheimhouding opgelegd waardoor wij niet open kunnen overleggen met onze collega’s. Dit zouden wij wel graag willen doen. Ook willen wij graag met hen bespreken op welke wijze de gevolgen voor het personeel kunnen worden opgevangen. Wij weten dat één van de managers de reorganisatie en het voorgenomen sociaal plan wel met zijn hele afdeling heeft besproken, maar de bestuurder weigert om de geheimhouding op te heffen. Wat kunnen wij nu doen?
De geheimhoudingsplicht is geregeld in artikel 20 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Dit artikel bepaalt, dat or-leden, leden van onderdeelcommissies en de ingeschakelde deskundigen verplicht zijn tot geheimhouding van alle zaken- en bedrijfsgeheimen die zij in hun hoedanigheid vernemen. Geheimhouding geldt verder voor alle aangelegenheden waarvan men het vertrouwelijke karakter moet begrijpen. In deze twee gevallen geldt dus dat de ondernemer de geheimhouding niet expliciet hoeft op te leggen. Wat er onder valt zal afhangen van de organisatie en het soort informatie. Over het algemeen kun je als or-lid bij dergelijke informatie wel ‘op je klompen aanvoelen’ dat die informatie niet verspreid of openbaar gemaakt mag worden. De WOR bepaalt tenslotte dat geheimhouding ook geldt voor alle aangelegenheden ten aanzien waarvan de ondernemer aan de leden expliciet geheimhouding heeft opgelegd.
Met name deze laatste variant kan in de praktijk tot discussie leiden. Sommige bestuurders leggen – ook bij niet-gevoelige informatie of bij informatie die al lang en breed binnen de organisatie bekend is – een geheimhoudingsplicht op. Dit kan natuurlijk niet. Algemeen geaccepteerd is dat sommige informatie – in ieder geval gedurende een bepaalde periode – niet openbaar gemaakt mag worden of verspreid en dat om die reden geheimhouding aan de or wordt opgelegd. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij fusies of een beursgang, waarbij openbaarmaking of de verspreiding van vertrouwelijke informatie de onderneming kan schaden. Echter, het opleggen van geheimhouding moet wel een uitzondering blijven op de regel dat de or in staat is om vrij met zijn achterban te overleggen en te communiceren. Wanneer de ondernemer geheimhouding heeft opgelegd wordt deze mogelijkheid in feite geblokkeerd.
Er is geen vaste regel wanneer het opleggen van geheimhouding gerechtvaardigd is, dat zal telkens afhangen van de feitelijke situatie. Wanneer de ondernemingsraad vindt dat ten onrechte geheimhouding is opgelegd kan hij de kantonrechter verzoeken de geheimhouding op te heffen. De kantonrechter beoordeelt dan, of de ondernemer bij de afweging van de belangen in redelijkheid het besluit heeft kunnen nemen om geheimhouding op te leggen. Wanneer informatie al openbaar is gemaakt door een ander, in dit geval bijvoorbeeld door een manager, dan lijkt er geen reden meer te zijn om de or geheimhouding op te leggen.
Eerder bepaalde de Ondernemingskamer al, dat het opleggen van geheimhouding over de inhoud van een sociaal plan onaanvaardbaar was, omdat dit verhinderde dat de or de werknemers kon consulteren over gevolgen van een besluit en de manier waarop de gevolgen voor het personeel zouden worden opgevangen. Hieruit volgt dat de opgelegde geheimhouding de or niet mag hinderen om in de periode direct voorafgaand aan het geven van advies of instemming te communiceren met de achterban. Op die manier kan de or immers niet goed adviseren.
Over het algemeen is het voeren van een procedure bij de kantonrechter niet nodig en wordt in overleg met de bestuurder besloten om de geheimhouding – al dan niet gedeeltelijk – op te heffen, zodat de or weer vrijelijk met de achterban kan overleggen. Ook wordt in de praktijk de geheimhouding in duur beperkt. Duidelijk is in ieder geval, dat het opleggen van geheimhouding een uitzondering behoort te zijn. Het telkens zonder onderbouwing en nadere concretisering een geheimhoudingsplicht opleggen zal niet snel gerechtvaardigd zijn.
