Onze bestuurder wil onderzoeken of vernieuwingen op het gebied van ICT kunnen zorgen voor een kostenbesparing. Het zou kunnen dat deze ideeën leiden tot ofwel een uitbesteding van ICT-werkzaamheden, ofwel de invoering van nieuwe ICT-tools. Alles ligt nog open en er is volgens de bestuurder nog geen sprake van een adviesplichtig voorgenomen besluit. Onze bestuurder wil wel een opdracht verstrekken aan een adviesbureau om deze scenario’s voor een kostenbesparing op ICT-terrein te erkennen en uit te werken. In de conceptopdracht aan het bureau staat vermeld dat aanschaf van een nieuwe ICT-voorziening dan wel uitbesteding van de ICT-diensten tot de te onderzoeken mogelijkheden behoren. Onze bestuurder stelt dat hij eerst daarna een mogelijke keuze kan maken. Op dat moment komt volgens de bestuurder de or pas in beeld. Volgens ons hebben wij echter al adviesrecht over deze opdracht aan het adviesbureau. Onze bestuurder bestrijdt dit, hij zegt dat het alleen maar verkennend bedoeld is en dat de or geen adviesrecht heeft over de opdracht aan het adviesbureau. Hoe zit dat?
Uit jullie verhaal wordt duidelijk dat de bestuurder naar aanleiding van het rapport van het adviesbureau een keuze zal gaan maken. Ofwel uitbesteden van ICT, of het aanschaffen van een ICTvoorziening. De or komt eerder in beeld dan jullie bestuurder meent. Reeds het formuleren van de opdracht aan en de keuze van het adviesbureau is naar mijn oordeel adviesplichtig op grond van art. 25 WOR. Ik zal dit toelichten.
Op grond van artikel 25 lid 1 onder n WOR is de ondernemer verplicht de or advies te vragen over een voorgenomen besluit aan een deskundige buiten de onderneming advies te vragen over een van de (in art 25 lid 1 onder a t/m m WOR) genoemde aangelegenheden. Zowel het besluit tot uitbesteding van de ICT-diensten als het invoeren van een belangrijke ICT-voorziening zijn op grond van artikel 25 WOR adviesplichtige besluiten. Er hoeft nog geen sprake te zijn van een daadwerkelijk voorgenomen besluit ter zake van die aangelegenheden, maar voldoende is dat het aannemelijk is dat op een later moment het uiteindelijk te nemen voorgenomen besluit op het rapport van het adviesbureau zal gaan steunen.
Let goed op dat de or adviesrecht heeft over zowel de inhoud/formulering van de adviesopdracht als over de keuze van het adviesbureau. Voor jullie informatie, de achterliggende gedachte van artikel 25 lid 1 sub n WOR is de or al in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken in toekomstige adviesplichtige besluiten.
Zowel bestuurder als or kunnen dit moment aangrijpen om met elkaar al nuttige procesafspraken te maken en tijdsplanningen te maken over wanneer en hoe de or bij de uit het rapport volgende (voorgenomen) besluiten zal worden betrokken.
De or kan al op dit moment – indien hij die heeft – alternatieve scenario’s beschrijven en uitwerken, en verzoeken deze tevens mee te nemen in de onderzoeksopdracht aan het adviesbureau. Voorts kan de or de adviesopdracht kritisch doornemen en waar nuttig aanvullende vragen stellen of aanvullende informatie aan het adviesbureau verschaffen. Zodra het rapport van het adviesbureau gereed is, is het aan de bestuurder op basis daarvan een voorgenomen besluit te nemen. Indien dit een artikel 25 WOR-besluit betreft, dient de Ondernemingsraad om advies te worden gevraagd.
De or mag daarop dus zijn advies uitbrengen, en bij dat advies kan tevens het rapport van het adviesbureau worden betrokken. Wellicht haalt de or wel andere conclusies uit het rapport als de bestuurder. Deze punten kunnen allemaal meegenomen worden in het daaropvolgende adviestraject.
