| samen sterk in arbeidsrecht

© 2020 Sprengers Advocaten
Website door: New Fountain

Hoe ziet de adviesprocedure eruit?

De eerste aflevering ging om wanneer en waarover advies moet worden gevraagd. Dit tweede deel draait om de inhoud van de adviesaanvraag en de adviesprocedure.

De inhoud van de adviesaanvraag
In artikel 25 WOR ligt de verplichting voor de ondernemer vast om een schriftelijke adviesaanvraag in te dienen, als er sprake is van een adviesplichtig voorgenomen besluit. Deze adviesaanvraag moet informatie bevatten over de volgende aspecten:

  • de inhoud van het voorgenomen besluit,
  • de beweegredenen voor het voorgenomen besluit,
  • de personele gevolgen
  • en de maatregelen die worden genomen om de gevolgen op te vangen

Bij dit laatste kan men denken aan sociaal plan. Vaak spelen vakbonden een rol bij het maken van een sociaal plan, maar het kan ook gaan om een door de werkgever zelf voorgestelde regeling. Als een ondernemingsraad vindt dat de adviesaanvraag onvoldoende informatie bevat, kan hij hier schriftelijk vragen over stellen. Uit de rechtspraak blijkt dat de ondernemer deze gemotiveerd dient te beantwoorden. Er is weinig ruimte voor de bestuurder om zich op het standpunt te stellen dat de vraag niet relevant is. Het is aan de ondernemingsraad om te bepalen welke informatie hij nodig heeft om tot advisering te kunnen komen.

Het adviestraject in tijd
Advies moet worden gevraagd op een moment dat dit nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Dit houdt in dat het advies er nog toe moet kunnen doen. Indien de uitvoering van het besluit al is gestart, is deze norm overschreden. De wet schrijft voor dat de or in ieder geval éénmaal de gelegenheid krijgt om de adviesaanvraag in een overlegvergadering te bespreken (art. 25 lid 4). Bij dit overleg dienen (vertegenwoordigers van) commissarissen en/of bestuurders van de aandeelhouder of toezichthoudende organen aanwezig te zijn, tenzij de or hiervan afziet. Vervolgens dient de or binnen een redelijke termijn te adviseren. Welke termijn redelijk is? Dat hangt sterkt af van de aard van het besluit, de mate waarin de ondernemingsraad in het voortraject betrokken is geweest, en het belang van de ondernemer om een besluit op dat moment te kunnen nemen en uitvoeren.

Procedure-afspraken
Het is niet de bedoeling dat de or wordt overvallen met een adviesaanvraag. In het algemeen gaat er enige voorbereidingstijd aan vooraf. Daarin moet de or al meegenomen worden. In artikel 24 WOR is daarom geregeld dat in de tweejaarlijkse overlegvergadering, waarin de algemene gang van zaken moet worden besproken, mededelingen moeten worden gedaan over de advies- en instemmingsplichtige besluiten die in voorbereiding zijn. De wet bepaalt: “Daarbij worden afspraken gemaakt over het moment en de wijze waarop de or bij de besluitvorming wordt betrokken.” Dit biedt een goede mogelijkheid om te komen tot procedureafspraken tussen bestuurder en or: afspraken over het moment en de wijze waarop de or bij de besluitvorming wordt betrokken. Het maken van deze afspraken aan het begin van het traject, biedt zowel aan de bestuurder als aan de or duidelijkheid over wát er, op welk moment, zal gaan gebeuren. Ook een adviesaanvraag over het inschalen van een externe deskundige kan een goed moment zijn om procedureafspraken te maken over hoe de or bij de verdere besluitvorming zal worden betrokken.

Gefaseerde besluitvorming
Het kan zijn dat er sprake is van verschillende fases in een besluitvormingsproces. Bijvoorbeeld: eerst de hoofdlijnen van een nieuwe organisatiestructuur, en daarna de uitwerking daarvan. Uit de rechtspraak blijkt dat de ondernemer de vrijheid heeft om een besluitvormingstraject in te faseren. Maar de effectiviteit van de medezeggenschap mag daarbij niet in het gedrang komen. Indien de ondernemer de omvang van de toekomstige formatie definitief wil vaststellen bij de hoofdlijnen, maar de financiële onderbouwing daarvoor pas in de volgende fase met de or zal delen, dan doet hij iets dat niet mag. De or kan dan immers op het moment dat de informatie beschikbaar, komt geen wezenlijke invloed meer uitoefenen op de omvang van de formatie, die dan al in de fase daarvoor is vastgesteld.

Het moment waarop een or behoefte heeft aan een adviesaanvraag kan ook variëren.
Bijvoorbeeld: bij een voorgenomen besluit tot verplaatsing van de onderneming wordt vaak begonnen met een programma van eisen, aan de hand waarvan naar nieuwe huisvesting wordt gezocht. Pas wanneer een keuze is gemaakt voor een gebouw, wordt een adviesaanvraag voorgelegd aan de or. Maar als de or ook graag inbreng wil hebben op het programma van eisen, is het verstandig afspraken te maken over vroegtijdige betrokkenheid van de or.

Soms is er juist een belang voor de or om aan het einde van een traject te adviseren. Bijvoorbeeld wanneer een ondernemer het voornemen heeft om samen te gaan met een andere ondernemer. Indien de or dit samengaan als zodanig logisch vindt, zal het hem vooral gaan over de wijze waarop dit wordt vormgegeven, bijvoorbeeld wat de gevolgen zijn voor het behoud van werkgelegenheid en andere gevolgen voor het personeel. In die situatie heeft de or er belang bij, pas een eindoordeel te geven over de wenselijkheid van de samenwerking of fusie, op het moment dat die gevolgen inzichtelijk zijn gemaakt.
In beide situaties is het maken van goede afspraken van belang. Daarbij kan fasering een oplossing bieden, zodat het advies van de or niet komt als mosterd na de maaltijd.

Besluit
Na het advies van de or dient de ondernemer schriftelijk het besluit aan de or mee te delen. Als het besluit conform het advies is, kan de ondernemer na mededeling ervan met de uitvoering beginnen. Als het besluit afwijkt van het advies, zal de ondernemer moeten motiveren waarom dat is gedaan. In dat geval geldt er ook een opschortingstermijn van een 1 maand, waarin het besluit nog niet mag worden uitgevoerd. In die maand kan de or beslissen of hij in beroep wil gaan bij de Ondernemingskamer. (Daar zullen we in het vierde deel van deze reeks op ingaan.)

Slot
De wet kent een aantal voorschriften die bij het adviestraject in acht moeten worden genomen. Het is aan te raden dat bestuurder en or met elkaar afspraken maken over hoe het adviestraject eruit zal gaan zien in de fase voor en na adviesaanvraag. Dat biedt duidelijkheid en voorkomt onnodige debatten daarover. En dat is van groot belang bij de adviesprocedure.

Reeks adviesrecht
1. Wanneer en waarover?
2. Hoe ziet de adviesprocedure eruit?
3. Hoe moet een advies eruitzien?
4. Procedure bij de Ondernemingskamer

Datum
3 april 2020

Rechtsgebied
Medezeggenschapsrecht

Advies(recht), deel 2 (van 4) in OR/magazine 2020-4, p. 28-29

Nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Meer informatie