| samen sterk in arbeidsrecht

© 2020 Sprengers Advocaten
Website door: New Fountain

Notulen

Wij zijn een ondernemingsraad van een retailketen. Regelmatig hebben wij or- en overlegvergaderingen. Vaak sturen we een korte samenvatting van deze vergaderingen aan onze collega’s. Nu hebben wij van een kaderlid van de vakbond vernomen dat wij onze volledige notulen moeten publiceren. Klopt dit? En zo ja, wat moet er dan gebeuren met de onderwerpen die onder de geheimhouding vallen?

Communicatie vanuit de ondernemingsraad naar de achterban is belangrijk. Collega’s moeten voor zover mogelijk een beeld krijgen van de onderwerpen waar de ondernemingsraad mee bezig is. En tegelijkertijd moeten medewerkers ook zelf de vrijheid voelen om naar (een lid van) de ondernemingsraad te stappen.

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) brengt het belang van communicatie naar de achterban tot uitdrukking in verschillende artikelen. In artikel 14 van de WOR staat, dat de ondernemingsraad in zijn reglement moet vastleggen wanneer de agenda van de or-vergadering kenbaar wordt gemaakt aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en de andere in de onderneming werkzame personen. Dit moet uiterlijk 7 dagen voor de vergadering gebeuren. Op deze manier weten ook de collega’s welke onderwerpen er spelen. Daarnaast moet in het reglement worden vastgelegd hoe ‘verslagen van de vergaderingen en het jaarverslag van de ondernemingsraad’ worden opgemaakt en kenbaar gemaakt. Artikel 23a WOR bepaalt regels voor de verslagen en voor de agenda van de overlegvergadering. Op grond van dit artikel moeten ondernemer en de ondernemingsraad gezamenlijk afspraken maken over de gang van zaken bij de overlegvergadering, en over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag van de overlegvergadering aan de in de onderneming werkzame personen bekend worden gemaakt. De Wet op de Ondernemingsraden spreekt dus voor zowel de or- als de ov-vergadering van ‘verslagen’ en niet van ‘notulen’. Het standpunt dat de notulen van de vergaderingen volledig gepubliceerd moeten worden is dan ook niet juist. Het zou ook leiden tot problemen, aangezien in de notulen geregeld onderwerpen staan die nog onder de geheimhouding vallen. Daarnaast zijn notulen gespreksverslagen die voor een buitenstaander zonder de context niet altijd makkelijk leesbaar zijn.
Er kan dus voor een vorm van verslaglegging en verspreiding worden gekozen die past bij de ondernemingsraad en aansluit bij de manier waarop in een bedrijf normaal wordt gecommuniceerd. De SER geeft (in de toelichting op het or-voorbeeldreglement) een aantal methoden, zoals het ophangen op prikborden tot beschikbaarstelling aan alle in de onderneming werkzame personen per interne post, al dan niet via de mail, intranet of op andere digitale wijze. Het gaat erom dat collega’s eenvoudig en efficiënt kennis kunnen nemen van het verslag. Daarbij geldt natuurlijk dat ook in het verslag geen onderwerpen kunnen worden opgenomen die onder de geheimhouding vallen.

Datum
15 september 2020

Rechtsgebied
Medezeggenschapsrecht

Geplaatst in
OR Magazine (rubriek #Durftevragen) september 2020, p. 31.

Nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Meer informatie