| samen sterk in arbeidsrecht

© 2021 Sprengers Advocaten
Website door: New Fountain

Zes tips voor omgaan met vertrouwelijke informatie

Zonder informatie geen invloed. Met het recht op informatie (artikel 31 en 31a t/m 31f WOR) en het recht op vroegtijdige informatie over welke advies- of instemmingplichtige besluiten in voorbereiding zijn (art. 24) krijg je een voet tussen de deur.

Vaak wordt deze informatie onder geheimhouding verstrekt. De geheimhoudingsplicht is geregeld in artikel 20 WOR (zie kader). Geheimhouding geldt niet alleen voor informatie die expliciet onder geheimhouding is verstrekt (actieve geheimhoudingplicht), maar ook voor informatie waarvan de ondernemingsraad het vertrouwelijk karakter moet begrijpen, zoals zaak- en bedrijfsgeheimen (passieve geheimhoudingsplicht). Onder de passieve geheimhoudingsplicht valt ook de informatie ‘in verband met de opgelegde geheimhouding’. Dit is logisch. Als een onderwerp onder de geheimhouding is gebracht hoeft de bestuurder niet iedere keer, bij nieuwe informatie over datzelfde onderwerp, te melden dat die er ook onder valt.

Grens aan geheimhouding: communicatie met achterban
Een ondernemer kan belang hebben bij het opleggen van geheimhouding, bijvoorbeeld als hij de or in een vroeg stadium bij de besluitvorming betrekt (in het kader van artikel 24 WOR). Maar geheimhouding opleggen mag nooit tot gevolg hebben dat de or zijn werk niet goed kan doen. Wil een medezeggenschapsorgaan goed kunnen functioneren, dan moet het communiceren met zijn achterban. Zeker wanneer het gaat over de personele gevolgen van een besluit (zoals verlies van banen) en de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen, zoals een sociaal plan. Communicatie met de achterban is niet alleen in het belang van de ondernemingsraad, maar heeft ook waarde voor de ondernemer. Een functie van de or in het besluitvormingstraject is dat hij een goede vertolker kan zijn van ideeën en opvattingen van de achterban. Dat kan draagvlak voor een besluit vergroten. Geheimhouding opleggen belemmert die rol van de or.
Hoofdregel is dus dat de ondernemingsraad openlijk moet kunnen communiceren met zijn achterban. Niet voor niets noemde de Ondernemingskamer het opleggen van geheimhouding aan een ondernemingsraad over een sociaal plan onaanvaardbaar.

Zes tips
Werken en omgaan met geheime of vertrouwelijke informatie kan lastig zijn. Daarom enkele tips voor de praktijk.

1. Het is nuttig als bestuurder en ondernemingsraad met elkaar bespreken hoe om te gaan met geheimhouding en vertrouwelijkheid aan de hand van concrete voorbeelden.

2. Geheimhouding is de uitzondering! Kunnen communiceren met de achterban op grond van relevante informatie moet de regel zijn. Laat dit het uitgangspunt zijn voor hoe or en bestuurder met vertrouwelijkheid omgaan.

3. Bij twijfel: communiceer vooraf met de bestuurder voordat je informatie deelt. Kom je er samen niet uit, zeg dan dat de ondernemingsraad vindt dat de informatie niet onder de geheimhouding valt en die na een week gaat delen met de achterban. Daarmee geef je de bestuurder tijd om eventueel eerst zelf de informatie met de organisatie te delen. Is de bestuurder het volstrekt niet eens met deze handelswijze, dan moet de ondernemingsraad beslissen of hij zich erbij neerlegt, óf dat hij de kwestie voorlegt aan de kantonrechter.

4. Twijfelt de or over de vraag of hij de geheimhouding of vertrouwelijkheid schendt met het naar buiten brengen van informatie, dan is het belangrijk dat de or daarover een besluit neemt. Met een ondernemingsraadbesluit als grondslag is de uitvoerder van het besluit niet als individu aanspreekbaar op schending van de geheimhouding. Dan is het een conflict tussen bestuurder en ondernemingsraad. Dit voorkomt dat het individuele or-lid aangesproken wordt.

5. Maak concrete afspraken met de bestuurder hoe om te gaan met geheimhouding. Denk daarbij aan hoelang de geheimhouding duurt, en voor welke gegevens en welke personen de geheimhouding geldt.

6. Wees als ondernemingsraad niet ‘roomser dan de Paus’. Als bijvoorbeeld het management geheime informatie verspreidt waardoor dit een ‘publiek geheim’ is geworden, is er voor de or geen enkele redelijke reden meer om zich aan de geheimhouding te houden.

Reeks De Wettelijke rechten van de OR uitgelegd
Reeks De Wettelijke rechten van de OR uitgelegd
1. Artikel 24 voor wezenlijke invloed
2. Het initiatiefrecht: ‘verstopte’ bevoegdheid met veel mogelijkheden
3. Zorgtaken van de OR
4. Zes tips voor omgaan met vertrouwelijke informatie

Datum
11 december 2020

Rechtsgebied
Medezeggenschapsrecht

Reeks De wettelijke rechten van de or uitgelegd, deel 4.

OR/magazine december 2020, p. 14-15.

Nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Meer informatie