Binnen onze organisatie zal voor de afdelingen ICT en HRM – met het oog op een toekomstige samenwerking met een andere organisatie – een tijdelijke werkorganisatie worden opgericht. In die tijdelijke werkorganisatie wordt een deel van de medewerkers van ICT en HRM ondergebracht. Als dan de samenwerking een feit wordt, staat deze organisatie er al en kan dan direct efficiënt aan de slag. Dit betekent dat nu ook al gekeken gaat worden wie van de medewerkers van de afdelingen ICT en HRM naar die tijdelijke werkorganisatie kan worden overgeheveld. Onze bestuurder wil hierover met ons in gesprek. Er zal uiteindelijk ook advies worden gevraagd over de inrichting van deze tijdelijke werkorganisatie. En tot slot ook over de duurzame samenwerking met die andere organisatie. Hoe kunnen wij dit nu het beste aanpakken. Kunnen wij pas in actie komen als het advies wordt gevraagd? Of zijn er alternatieven?
Jullie kunnen ervoor kiezen om voorafgaand aan het geven van het advies al tot afspraken met jullie bestuurder te komen over het proces van het inrichten van de tijdelijke werkorganisatie. Je moet deze afspraken wel goed vastleggen in een overeenkomst of een convenant. Een convenant is een overeenkomst tussen een ondernemingsraad en een bestuurder. De or kan – in het geval de bestuurder zijn afspraken niet nakomt – nakoming van de overeenkomst vorderen. Overigens kunnen de afspraken ook in de notulen van de overlegvergadering worden vastgelegd, als maar helder is dat beide partijen (bestuurder en or) dit zijn overeengekomen. Om dit te verduidelijken kan de ondernemingsraad de notulen laten accorderen én ondertekenen door zowel de voorzitter van de or als door de bestuurder. De gemaakte afspraken kunnen op die manier worden vastgesteld vóórdat jullie advies geven. En als je niet tot afspraken komt met de bestuurder kan dat invloed hebben op het te geven advies, bijvoorbeeld in de vorm van een negatief advies. Jullie kunnen er dan voor kiezen om in jullie advies het proces van de bespreking van de voorwaarden die door jullie zijn gesteld (en waar jullie niet uit zijn gekomen met bestuurder.) op te nemen. Je kunt dat dan als onderbouwing gebruiken voor jullie oordeel dat het voorgenomen besluit niet in deze vorm genomen moet worden.
Over welke onderwerpen kunnen wij afspraken maken met onze bestuurder?
Er wordt kennelijk een tijdelijke werkorganisatie ingericht. Het is weliswaar tijdelijk, maar wel gericht op een definitieve vorm, op een later moment zodra de duurzame samenwerking een feit is. Waar je afspraken over kunt maken met bestuurder is hoe de werkorganisatie wordt ingericht. Te denken valt aan:
– komen er nieuwe functies?
– moeten de medewerkers daarop solliciteren?
– komt er een belangstellingsregistratie waarbij de medewerkers hun belangstelling kenbaar kunnen maken?
– komt er een mogelijkheid om de medewerkers geschikt te maken voor een nieuwe functie (bijvoorbeeld via scholing/opleiding gedurende een termijn van maximaal zes maanden)?
– als niet iedereen geplaatst kan worden binnen deze werkorganisatie wordt er dan op basis van het afspiegelingsbeginsel geselecteerd?
– als er geen nieuwe functies komen, geldt dan het principe mens volgt werk, of mens volgt taak?
– wanneer is er sprake van een nieuwe functie (bijvoorbeeld als de
nieuwe functie 40% veranderd is ten opzichte van de oude functie)?
– wat is de uitgangspositie van de medewerker? Geldt daarvoor de feitelijke functie van de medewerkers of de functie zoals die staat beschreven in het contract?
Overigens is het goed ervan bewust te zijn dat beide partijen weten wat de afspraken inhouden. Dus als er nog onduidelijkheid over zou kunnen bestaan, los dit dan op voordat de afspraken ondertekend worden. Het is zonde als naderhand daarover een verschil van mening ontstaat. De bedoeling van beide partijen moet volledig helder zijn. Ook de bewoordingen van de afspraken moeten duidelijk zijn en in principe niet voor discussie vatbaar. Een goede voorbereiding door middel van afspraken op bovenstaande onderwerpen leidt veelal tot een soepel proces van inrichting, zonder dat de medewerkers voor grote verrassingen komen te staan.
