Wij zijn een OR van een groot internationaal concern in de staalindustrie. Sinds een aantal jaar krijgt de OR steeds minder informatie, ook wanneer de OR daar meerdere keren om vraagt. Zo wil de OR bijvoorbeeld informatie ontvangen over de veiligheidsincidenten op de verschillende locaties, maar dit wordt geweigerd vanwege de AVG*. Hoe zit dit? Mag de OR deze informatie opeisen?
Een OR heeft informatie nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Daarom zijn er in de WOR verschillende artikelen opgenomen over de informatie die aan de OR verstrekt moet worden, zoals onder meer bepaalde financiële informatie (31a) en sociale informatie (31b). Het is aan de OR om te bepalen welke informatie nodig is om advies te kunnen geven; dat is het uitgangspunt in adviestrajecten. Daarnaast is in artikel 31 WOR een algemeen informatierecht opgenomen: De ondernemer is verplicht om ‘desgevraagd’ aan de OR en zijn commissies tijdig alle inlichtingen en informatie te verstrekken, die zij voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig hebben. Aangezien de taak van de OR breed is omschreven, en de OR bijvoorbeeld zelf initiatieven mag aandragen, zal veel informatie ‘redelijkerwijs nodig’ zijn.
Sinds de inwerkingtreding van de *Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018 hoor ook ik steeds vaker dat bepaalde informatie niet aan de OR verstrekt zal worden in verband met de privacyregels. Ik adviseer de OR hierop zeer kritisch te zijn en het AVG-verweer niet zomaar te accepteren. De AVG gaat over de verwerking van persoonsgegevens: gegevens die te herleiden zijn naar individuen. Zodra gegevens geanonimiseerd zijn en niet meer te herleiden zijn naar individuele medewerkers, gaat het niet meer om ‘persoonsgegevens’ en is de AVG niet van toepassing. Daarnaast is het niet zo dat de AVG het verstrekken van persoonsgegevens verbiedt. Wel moet er een zogenaamde ‘grondslag’ bestaan voor de verwerking van persoonsgegevens (waaronder dus ook het verstrekken van de informatie). Aangezien de OR een wettelijke taak heeft en de ondernemer zich heeft te houden aan de informatieverplichting, is er een grondslag.
Dit neemt niet weg dat de bestuurder zorgvuldig om dient te gaan met gegevens van medewerkers, en dat het goed is dat kritisch wordt gekeken welke informatie wordt verstrekt. Als grens daarvoor geldt dan wel dat de OR zijn taak moet kunnen uitoefenen. De bestuurder heeft de mogelijkheid om op deze gegevens nog eens extra geheimhouding op te leggen. Daarmee zouden AVG-bezwaren weggenomen kunnen worden.
Vanwege het belang van informatie kan de OR zelfs naar de rechter stappen om de informatie op te eisen. Dit is gelukkig vaak niet nodig. Een kritische houding van de OR, samen met vasthoudendheid levert doorgaans de gevraagde informatie op.
