Tientallen Nederlandse werkgevers, waaronder de overheid, verzamelen grote hoeveelheden aan data over werknemers. Welke ontwikkelingen zijn er op dit gebied en hoe kan de or vinger aan de pols houden?
Onlangs verschenen in diverse media de resultaten van een onderzoek door Investico, Platform voor Onderzoeksjournalistiek. Verschillende journalisten beten zich vast in het gebruik van zogeheten big data op de werkvloer. Zij kwamen tot de conclusie dat tientallen werkgevers grote hoeveelheden data verzamelen over werknemers, bijvoorbeeld om de werkbevlogenheid te meten. Niet duidelijk was of dit in lijn gebeurde met de privacywetgeving. Ook in de sollicitatiefase wordt data-analyse gebruikt om de perfecte match te vinden tussen kandidaat en vacature. Data-analyse is voor veel bedrijven een belangrijk instrument geworden om beter te presteren en strategische beslissingen te nemen. Men maakt gebruik van big data, waarbij grote, ongestructureerde hoeveelheden gegevens in een korte tijd worden verzameld. Data-analyse wordt in toenemende mate ook gebruikt in HR-beleid, in de sollicitatiefase en tijdens het dienstverband zelf. Van HR-managers wordt verwacht dat ze objectieve(re) beslissingen nemen op basis van data-analyse. Men noemt dit HR-analytics.
Testen bij sollicitaties
Een van de belangrijkste pijlers van HR-beleid betreft recruitment. Solliciteren kan tegenwoordig een behoorlijke klus zijn. Waar voorheen het sturen van een brief met cv volstond, vormen emotietesten, IQ-testen en persoonlijkheidstesten steeds vaker onderdeel van een sollicitatieprocedure. Op basis van data-analyse wil men de beste kandidaat voor de functie selecteren. Een voorbeeld van een bedrijf dat dergelijke testen ontwikkelt is Harver, dat bedrijven in staat stelt om een eerste selectie te maken van sollicitanten op basis van verschillende kenmerken. Het algoritme voorspelt of een kandidaat geschikt is voor een bepaalde functie.
Het is de vraag of het gebruik van deze testen tijdens de sollicitatiefase per definitie problematisch is. Immers, zowel werkgever als werknemer zijn op zoek naar een goede match. Daarnaast kan het gebruik van data voorkomen dat groepen werknemers op voorhand afvallen bijvoorbeeld vanwege huidskleur of achternaam. Volgens Harver is écht anoniem solliciteren door hun methode mogelijk. Uit onderzoeken blijkt echter dat de gebruikte methodes en analyses geregeld rammelen, of uitgaan van onjuiste normatieve aannames. Want hoe en wat meet je nou eigenlijk? Welke persoonlijkheidskenmerken zijn van belang? In het verleden is vaker gebleken mensen niet in data gevat kunnen worden. Een test is bovendien een momentopname. En wat te denken van sollicitanten die nu op basis van een gun-factor een plek verdienen in een bedrijf en die wellicht nooit positief door een test heenkomen? Er is dus alle reden om de gebruikte methoden wel kritisch onder de loep te nemen.
Gezondheidsvragen
Een ander aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij het gebruik van deze methodes, is uiteraard de privacy van de sollicitant. Dit geldt bijvoorbeeld voor het uitvragen van gezondheidsgegevens. In Nederland bestaan strikte regels over het stellen van vragen over de gezondheid. Alleen in bijzondere gevallen mag een sollicitant naar zijn gezondheid worden gevraagd, en dat gebeurt dan in een aanstellingskeuring. Een aanstellingskeuring is niet toegestaan, tenzij de functie waarop wordt gesolliciteerd bijzondere eisen stelt aan de belastbaarheid of risico’s kan opleveren voor de eigen gezondheid of veiligheid van de werknemer en/of die van andere mensen. De keuring geschiedt dan door een arts die op zijn beurt een geheimhoudingsverplichting heeft. De sollicitant wordt dus in zijn privacy beschermd. Door middel van data-analyse zou je, ook wanneer je niet direct naar de gezondheid van de kandidaat vraagt, gezondheidsgegevens kunnen achterhalen door het combineren van diverse gegevens. Dit gebeurt dan zonder de tussenkomst van een arts.
Analyse werknemersgegevens
Ook tijdens het dienstverband wordt data-analyse gebruikt om bijvoorbeeld de motivatie van het personeelsbestand te monitoren, of om de oorzaken van stress en verzuim te onderzoeken. Uit het Investico-onderzoek blijkt, dat sommige bedrijven e-mails en chatberichten uitlezen door een algoritme dat de werkbevlogenheid test. Alleen taalgebruik wordt daarbij geanalyseerd, niet de inhoud van de mails zelf. Uit het onderzoek blijkt, dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken gegevens van medewerkers verzamelde, om te onderzoeken onder welke groep werknemers er sprake was van een hoog ziekteverzuim. Dat lijkt in eerste instantie niet problematisch, maar als een onderzochte groep klein is, zou je al snel kunnen achterhalen om wie het gaat. Het is dan ook de vraag of dergelijke methodes passen binnen de strenge privacywetgeving.
Rol van de or
Bij het verzamelen van gegevens van werknemers en sollicitanten dient het recht op privacy te allen tijde te zijn gewaarborgd. De ondernemingsraad kan als vertegenwoordiger van werknemers optreden en trachten de privacy zo veel mogelijk te beschermen. Ondernemingsraden doen er daarom goed aan om kritisch te zijn over het verzamelen van gegevens van (potentiele) werknemers. Het onderzoek van Investico wekt de indruk dat het gebruik van deze data buiten het zicht van meerdere partijen in de onderneming plaatsvindt, waarbij de privacyrechten niet altijd in acht worden genomen. Het gevolg is dat ook de ondernemingsraad niet wordt betrokken, terwijl dit op grond van de WOR wel had gemoeten.
Het gebruik van HR-analytics en het op grote schaal verzamelen van gegevens is een vrij nieuwe ontwikkeling. Dit brengt met zich mee dat er nog onvoldoende rechtspraak is op dit terrein. De rechtspraak moet simpelweg nog worden gevormd. Maar ook met de WOR kan je als or uit de voeten.
Wanneer de data-analyse onderdeel is van een regeling op het terrein van het aanstellingsbeleid, kan de ondernemingsraad een instemmingsrecht claimen op grond van artikel 27 WOR. Dit artikel stelt dat de ondernemer voor het invoeren, wijzigen of vaststellen van het aanstellingsbeleid instemming van de ondernemingsraad nodig heeft. De or kan in zijn oordeel onder meer betrekken of naar zijn idee de gebruikte methode nodig is, bevorderlijk is en of de privacy afdoende is gewaarborgd. Het instemmingsrecht geldt ook voor regelingen op het gebied van personeelsbeoordeling en regelingen omtrent het verwerken en de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen.
Handreiking
Het gebruik van data-analyse is een onderdeel van de invloed van technische ontwikkelingen op de onderneming. De SER heeft de handreiking Technologische ontwikkelingen en rol ondernemingsraad opgesteld. Hierin wordt ingegaan op mogelijke gevolgen van technologische ontwikkelingen en de rol van de medezeggenschap hierin, zodat de ondernemingsraad zich meer bewust is van de effecten van technologische ontwikkelingen.
De handreiking adviseert ondernemingsraden om inzicht te krijgen in de technologieën die binnen de onderneming worden gebruikt of op korte termijn zullen worden gebruikt. Het is verstandig dat ondernemingsraden zich ook buigen over het gebruik en de analyse van werknemersgegevens. De ondernemingsraad kan een eerste stap zetten om dit in kaart te brengen, met een verzoek tot het verstrekken van informatie op grond van artikel 31 WOR.
