In de krant lazen we over het toenemende gebruik van monitoring-software door werkgevers. Met deze ‘gluurapparatuur’ kunnen werkgevers o.a. controleren of de collega’s aan het werk zijn en wat zij doen op een dag. De OR heeft nagevraagd of bij ons zulke software wordt gebruikt. Navraag bij IT leverde op, dat sinds april op elk device van ons bedrijf monitoringssoftware is geïnstalleerd. De OR is hierover niet geïnformeerd. Wat nu?
Het massale thuiswerken leidt tot uitdagingen, ook voor werkgevers. Er zijn werkgevers die de behoefte hebben om het werkgedrag van hun werknemers te controleren. Soms vanuit wantrouwen en soms omdat er een groot belang is om dit te doen. Het privacy-schandaal bij de GGD laat zien, dat controle van personeel nodig kan zijn om de privacy van anderen zo veel mogelijk te waarborgen.
Een middel dat gebruikt wordt is tracking- of monitorsoftware. Deze software is er in vele varianten; de ene grijpt veel meer in op de privacy dan de andere. Soms worden alleen inlogtijden geregistreerd, in andere gevallen kan zelfs meegekeken worden op het scherm van de werknemer. Het gebruik van dit soort software is niet per definitie verboden, maar wel altijd aan regels gebonden. Net als dat je in je privéleven recht hebt op privacy, geldt dit immers ook in de werkrelatie. Werkgevers moeten voldoen aan de privacywetgeving als ze hun werknemers willen controleren.
De belangrijkste voorwaarden staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). In de eerste plaats moet de werkgever een gerechtvaardigd belang hebben voor het monitoren van medewerkers en het gebruik van de tracking software. Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemer. Ook moet de controle en het gebruik van de software noodzakelijk zijn. Als het doel via een andere, minder ingrijpende manier bereikt kan worden is het gebruik niet toegestaan. Medewerkers moeten daarnaast geïnformeerd worden over de controle en het gebruik van de software.
Tenslotte moet de OR hebben ingestemd met de regeling voor de controle en het gebruik van de software. Het instemmingsrecht geeft de OR de mogelijkheid om in gesprek te gaan over wanneer er controle plaatsvindt, op welke manier die plaatsvindt, welke software gebruikt wordt en welke maatregelen kunnen worden genomen. Er is dus een ontzettend belangrijke rol weggelegd voor de OR. Als de OR niet heeft ingestemd met het gebruik van de software, moet de OR – binnen een maand na hiervan kennisgenomen te hebben – schriftelijk de nietigheid inroepen. De OR kan dan in overleg gaan met de bestuurder over het gebruik of kan zelfs de rechter verzoeken het gebruik te verbieden.
