Een or krijgt van alle kanten informatie die van groot belang is voor het goed vervullen van zijn functie. Zonder informatie geen invloed, tenslotte. Soms wordt expliciet aangegeven dat de informatie geheim is. Vaak ook niet. Wat valt onder geheime informatie? In welke mate kunnen er beperkingen zijn voor de omgang met niet-geheime informatie voor een or-lid?
Hush hush of onderonsje?
Het grijze gebied tussen geheim en vertrouwelijk.
In artikel 20 van de WOR is de geheimhouding geregeld (zie kader).Geheimhouding is de uitzondering, openlijk kunnen communiceren met de achterban door een ondernemingsraad de regel. De Ondernemingskamer noemde het opleggen van geheimhouding aan een or over een sociaal plan onaanvaardbaar. Dat verhinderde namelijk dat de or de werknemers kon consulteren over de gevolgen van het besluit voor hen en de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen. Dit verwoordt mooi dat een medezeggenschapsorgaan, om goed te kunnen functioneren, ook moet kunnen communiceren met zijn achterban en anderen. Wat vaak vergeten wordt is dat dit niet alleen in het belang is van de werknemers en de or, maar ook in het belang van de ondernemer. Een belangrijke functie van de or in het besluitvormingstraject is dat hij een goede vertolker kan zijn van ideeën, opvattingen en suggesties die leven bij de achterban. Dat is een belangrijke meerwaarde die volstrekt niet tot zijn recht komt als geheimhouding de or belemmert die rol te vertolken. Dit alles neemt niet weg dat geheimhouding niet voor niets in de wet is geregeld. Soms is geheimhouding noodzakelijk om aan de ene kant het ondernemingsbelang te dienen en aan de andere kant het belang van het vroegtijdig betrekken van de ondernemingsraad, waar de WOR ook vanuit gaat. Geheimhouding zit vaak ook vast aan een bepaalde fase in het besluitvormingstraject.
Vertrouwelijkheid
Uit de wetsbepaling blijkt dat er enerzijds sprake is van aangelegenheden waarover de geheimhouding expliciet is opgelegd. Maar het kan ook zijn dat de geheimhouding zich uitstrekt tot aangelegenheden waarbij die niet is opgelegd, namelijk over zaken- en bedrijfsgeheimen. Het gaat om gegevens waarvan een ieder binnen de onderneming weet (of zou moeten weten) dat die informatie hieronder valt, wanneer hij die onder ogen krijgt in zijn normale functioneren als werknemer of als medezeggenschapslid. Dit kan per bedrijf verschillen, afhankelijk van de aard van de ondernemingsactiviteit en de omgeving waarin wordt geopereerd. Ten tweede vallen onder de geheimhouding aangelegenheden waarvan or-leden het vertrouwelijke karakter hadden moeten begrijpen, waarbij in de wet staat ‘in verband met de opgelegde geheimhouding.’ Dit is logisch. Als een onderwerp onder de geheimhouding is gebracht hoeft de bestuurder niet iedere keer, bij nieuwe informatie over datzelfde onderwerp, aan te geven dat die er ook onder valt.
De vraag is of de wettekst inhoudt dat er buiten de opgelegde geheimhouding geen aangelegenheden meer zouden kunnen zijn met een vertrouwelijk karakter. Dat is niet zo. Uitgangspunt is dat de ondernemingsraad zonder geheimhouding vrij over de aangelegenheid kan communiceren, zeker met zijn achterban. Maar de norm dat het vertrouwelijke karakter moet worden begrepen, kan zich ook uitstrekken naar andere informatie. Vaak kan dit spelen bij de vraag welke informatie met wie op welk moment gedeeld kan worden. De or die een adviesaanvraag krijgt over een reorganisatie ter versterking van de concurrentiepositie van de onderneming, mag de integrale tekst van die adviesaanvraag niet zonder meer aan een journalist geven.
Ook al is er geen geheimhouding opgelegd en staan er geen concrete bedrijfsgeheimen in. Het kan wel zijn dat het de or op dat moment vrij staat om de inhoud van die adviesaanvraag te delen met zijn achterban. Dit voorbeeld geeft aan dat bij dezelfde informatie de vrijheid kan bestaan om die openlijk te bespreken met sommige mensen (achterban) en niet met dezelfde details met anderen (buitenstaanders/pers). Dit kan weleens lastig zijn, maar gezond verstand is hierbij een goede graadmeter.
Informeel overleg
In het grijze gebied tussen geheimhouding en vertrouwelijkheid speelt informeel overleg aak ook een belangrijke rol. Informatie die wordt gedeeld in het informeel overleg, heeft vaak een heel verschillende status. Bij de ene organisatie betekent het dat alles wat daar gezegd is onder geheimhouding valt. Soms zelfs dat het niet gedeeld mag worden met de overige OR-leden. Bij andere organisaties is het evident dat die informatie binnen de medezeggenschap gedeeld kan worden. Daar gaat het meer om het vormgeven van overleg buiten de officiële vergaderingen om. Het gaat dan niet om vertrouwelijke informatie. En soms kan het ook nog variëren per onderwerp.
Zes tips:
1. Het is nuttig als bestuurder en or met elkaar bespreken hoe om te gaan met geheimhouding en vertrouwelijkheid aan de hand van een aantal voorbeelden die in het afgelopen jaar hebben gespeeld. Zo ontwikkel je een gevoel met elkaar over hoe met informatie om te gaan.
2. Geheimhouding is de uitzondering! Kunnen communiceren met de achterban aan de hand van relevante informatie moet de regel zijn. Aan de hand van dit uitgangspunt kunnen partijen bekijken hoe ze met vertrouwelijkheid willen omgaan.
3. In gevallen van twijfel is het goed om eerst met de bestuurder vooraf te communiceren alvorens de informatie te delen. Kom je daar met de bestuurder niet uit, dan kun je bijvoorbeeld aangeven dat de or na een week de informatie gaat delen met de achterban. Dit omdat je van mening bent dat de informatie ten onrechte onder de geheimhouding of de vertrouwelijkheid is geschaard. Daarmee geef je de bestuurder wat tijd om eventueel eerst zelf de informatie met de organisatie te delen. In het geval dat de bestuurder aangeeft het volstrekt niet eens te zijn met deze handelswijze, moet je op dat moment een afweging maken. Wil je gebruikmaken van de wettelijke mogelijkheid om aan de kantonrechter voor te leggen of de kwestie redelijkerwijs onder de geheimhouding valt?
4. Bij twijfel over schending van geheimhouding of vertrouwelijkheid door naar buiten gebrachte informatie, is het altijd van belang om daar als ondernemingsraad een besluit over te nemen. Met een or-besluit als grondslag is de uitvoerder van het besluit niet als individu aanspreekbaar op schending van de geheimhouding. Dan is er een conflict tussen bestuurder en or. Zonder or-besluit kan het individuele or-lid dat informatie naar buiten brengt daarop worden aangesproken.
5. Afspraken maken met de ondernemer over hoe hiermee om te gaan is zinnig. Zeker als zich vaker problemen op dit vlak voordoen of wanneer het voor de or moeilijk is om in te schatten waar de grenzen liggen.
6. Voorkom als or een ‘roomser dan de Paus’-houding. Wanneer het management geheime informatie verspreidt in de organisatie waardoor sprake is van een ‘publiek geheim’ of er een openlijke discussie ontstaat, is er geen enkele redelijke grond meer voor de or om zich aan de geheimhouding te houden.
Reageren?
Wat is jouw ervaring met geheimhouding?
En welke oplossing zie je? Laat het ons weten
via or-informatie@vakmedianet.nl
