Wij hebben onlangs gehoord dat een deel van de werkzaamheden van onze onderneming zal worden uitbesteed. Het betreft met name de administratieve werkzaamheden. De reden voor het uitbesteden is volgens de bestuurder dat dit voor de onderneming financieel voordeliger is. De financiële lasten zouden daardoor dalen, waardoor de winst voor de onderneming stijgt. Onze bestuurder kondigt tevens aan hierover conform artikel 25 van de WOR de or om advies te zullen vragen. Wij vragen ons nu af in hoeverre wij om een financiële onderbouwing voor het voorgenomen besluit tot uitbesteding mogen vragen.
Wat betreft een verzoek van de or om informatie is de stelregel volgens de Ondernemingskamer dat de or bepaalt welke informatie hij nodig heeft om advies te kunnen geven. Indien heel duidelijk is dat bepaalde informatie niet relevant is voor het vormen van een oordeel door de or, zal de bestuurder redelijkerwijs kunnen stellen dat hij die informatie niet hoeft te overhandigen aan de or. Als dat verband wel duidelijk is, met andere woorden als de financiële onderbouwing in feite nodig is om te kunnen oordelen over het voorgenomen besluit, zal de bestuurder deze informatie in principe aan de or moeten verschaffen. In jullie geval ligt het voor de hand dat de bestuurder aan de hand van een financiële onderbouwing (en dus financiële stukken) onderbouwt dat outsourcing voor de onderneming voordeliger is. Het financiële voordeel zal door de bestuurder inzichtelijk moeten worden gemaakt.
Mag de bestuurder weigeren – in het kader van het beschermen van bedrijfsgevoelige informatie – bepaalde informatie aan de or verschaffen?
Nee, in principe niet. Voorop staat allereerst de vraag of de or deze informatie redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Zo ja, dan moet de bestuurder deze informatie in principe aan de or verschaffen. Bovendien heeft de bestuurder op grond van artikel 20 van de WOR de mogelijkheid de or geheimhouding op te leggen ten aanzien van een bepaalde aangelegenheid. Bij de oplegging door de bestuurder van de plicht tot geheimhouding moet duidelijk worden aangegeven welke gegevens precies onder de geheimhoudingsplicht vallen. Ook moet worden aangegeven door de bestuurder hoe lang de geheimhoudingsplicht duurt. Overigens, niet alleen de gegevens waarvan de bestuurder expliciet heeft gezegd dat die onder de geheimhoudingsplicht vallen moeten geheim worden gehouden, maar ook de gegevens waarvan de or redelijkerwijs moet begrijpen dat die onder geheimhoudingsplicht vallen moeten geheim worden gehouden. Dus de or moet zich niet te snel neerleggen bij een weigering van de bestuurder bepaalde – wellicht concurrentiegevoelige – informatie te verschaffen. Een opgelegde geheimhoudingsplicht is natuurlijk een obstakel voor een or om zijn achterban te kunnen raadplegen. Daarom wordt van de bestuurder verwacht dat hij terughoudend omgaat met het opleggen van een geheimhoudingsplicht. De plicht tot geheimhouding is een persoonlijke verplichting van een or lid. Overtreding ervan kan eventueel strijd opleveren met goed werknemerschap. Opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht is zelfs een misdrijf.
Mogen wij een extern deskundige raadplegen voor het beoordelen van de financiële onderbouwing voor het voornemen tot outsourcing, zoals gemeld door de bestuurder?
Ja, op grond van artikel 16 van de WOR heeft de or het recht om een deskundige uit te nodigen een vergadering van de or bij te wonen. De or moet dat in het kader van de behandeling van het onderwerp wenselijk achten. Indien de or kosten maakt hiervoor, en de or dit niet uit zijn eigen budget kan of wil betalen, komen de kosten voor rekening van de bestuurder onder voorwaarde dat hij van de te maken kosten in kennis is gesteld. De or kan ook een schriftelijk advies aan een deskundige vragen. Veelal wordt het raadplegen van een deskundige in het kader van een adviestraject als redelijk beschouwd. Met name als er weinig financiële kennis binnen de or aanwezig is kan het zinvol zijn om een financieel deskundige in te schakelen om beter beslagen ten ijs te komen
