Het instemmingsrecht is een belangrijke bevoegdheid voor ondernemingsraden. Ditmaal bespreek ik het instemmingstraject. Wat moet een or doen als er geen instemming is gevraagd? Wanneer moet de or de nietigheid inroepen?
Een ondernemer moet het instemmingsverzoek schriftelijk aan de OR voorleggen, en wel zó dat het de or duidelijk is waarover zijn instemming wordt gevraagd. De ondernemer moet een overzicht geven van zijn redenen en aangeven welke gevolgen hij verwacht voor het personeel. De ondernemer en OR moeten tenminste eenmaal overleg hebben in een overlegvergadering, zodat de OR nog om toelichting kan vragen. De WOR noemt geen termijn waarbinnen het instemmingstraject moet zijn afgerond. De ondernemer en OR kunnen hierover wel afspraken maken.
De behandeling van het instemmingsverzoek door de OR
Bij de behandeling van instemmingsverzoek is het van belang dat de or in ieder geval beoordeelt, of er eigenlijk wel een probleem is, en of het voorgenomen besluit echt een oplossing geeft voor het gesignaleerde knelpunt.
Daarnaast is het belangrijk dat de OR beoordeelt of er, met de voorgestelde oplossing, niet mogelijk een ander probleem ontstaat. Een voorbeeld hiervan is dat een ondernemer om instemming vraagt om de ploegendienst te verschuiven naar 23.00 uur ’s avonds om te kunnen voldoen aan een opdracht van een opdrachtgever. De OR geeft geen instemming, onder meer vanwege de gevolgen voor de gezondheid en het welzijn van de betrokken medewerkers. Vanuit een achterbanraadpleging bleek dat de balans tussen werk en privé onder te grote druk stond en dat de rek voor de werknemers eruit was. De kantonrechter oordeelt dat dit standpunt van de OR niet onredelijk is.
Uit dit voorbeeld blijkt dat werkbelevingsonderzoeken of uitkomsten van een onderzoek naar medewerkerstevredenheid, een rol van betekenis kunnen spelen om het instemmingsverzoek te beoordelen. Bij de behandeling van een instemmingsverzoek is het van belang dat de OR alle relevante regelingen in de beoordeling betrekt die raakvlak hebben met het instemmingsverzoek. Dit kunnen binnen de onderneming geldende arbeidsvoorwaarden zijn, cao-bepalingen, privacyregelingen, pensioenregelingen, de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) enzovoort.
Achterbanraadpleging
Een achterbanraadpleging kan waardevol zijn indien de OR meer zicht wil hebben op welke invloed het voorgenomen besluit heeft op de betrokken werknemers. Indien er grote weerstand is bij de werknemers tegen het voorgenomen besluit, dan is dit meestal een legitieme reden voor de OR om geen instemming te verlenen.
Het is raadzaam dat de OR al zijn vragen stelt gedurende het instemmingstraject. Omdat de vragen en antwoorden onderdeel zijn van het instemmingstraject, is het belangrijk dat dit schriftelijk gebeurt.
Nadat de OR het instemmingsverzoek heeft gewogen moet hij schriftelijk en gemotiveerd aan de ondernemer kenbaar maken of hij wel of niet instemt met het voorgenomen besluit. Vervolgens moet de ondernemer schriftelijk laten weten welk besluit hij neemt, en op welke datum de uitvoering van het besluit begint.
Een besluit zonder instemming van OR is nietig
Neemt de ondernemer een besluit zonder dat hij de instemming heeft van de OR, dan is dit besluit nietig indien de OR daarop binnen een maand beroep doet. Dit betekent dat het besluit geen rechtsgeldigheid heeft. De termijn van 1 maand gaat in vanaf het moment dat de OR schriftelijk van het besluit door de ondernemer op de hoogte is gebracht. Óf, als er geen schriftelijk besluit is, vanaf het moment dat de OR constateert dat de ondernemer het besluit toepast of uitvoert. De OR kan volstaan met een kort briefje of een mail waarin hij stelt dat er ten onrechte een besluit is genomen zonder zijn instemming en dat hij uitdrukkelijk een beroep doet op de nietigheid van dat besluit.
Wat als de OR niet om instemming wordt gevraagd
Ook als de OR niet om instemming wordt gevraagd terwijl hij vindt dat dit wettelijk wel zou moeten, moet de OR direct de nietigheid van het besluit inroepen. In de praktijk gebeurt het regelmatig dat de OR een discussie voert met de ondernemer over het instemmingsrecht en daarbij de termijn van 1 maand laat verstrijken. Op het moment dat de or aan de ondernemer kenbaar maakt op de hoogte te zijn van het besluit, gaat de termijn van een maand lopen. Op dat moment moet de OR, gelijktijdig met de discussie, schriftelijk een beroep doen op de nietigheid.
Laat de OR de termijn verstrijken dan heeft hij juridisch geen mogelijkheden meer om zijn instemmingsrecht af te dwingen. In het volgende (laatste) artikel van deze reeks zal ik nader ingaan op de juridische procedure van het instemmingsrecht.
Reeks: Het instemmingsrecht onder de loep
1. Wat valt onder het instemmingsrecht?
2. Het instemmingstraject
3. Afspraken en interpretatie
