Iedere ondernemingsraad is verplicht een reglement op te stellen. Daarin staan de onderwerpen die bij of krachtens de WOR ter regeling aan de or zijn opgedragen of overgelaten. Dat volgt uit artikel 8 van de WOR. Hoe vrij is de or hierin?
Wat de or moet regelen
De or moet op grond van de WOR in zijn reglement de volgende onderwerpen regelen:
- de kandidaatstelling bij or-verkiezingen (artikel 10 WOR);
- de or-verkiezingen (artikel 10 WOR);
- de invulling van tussentijdse vacatures (artikel 10 WOR);
- de werkwijze van de OR (artikel 14 WOR).
Wat de or kan regelen
Daarnaast kent de WOR een aantal onderwerpen die de or in zijn reglement kan regelen. Of de or gebruik maakt van die bevoegdheid is dus aan de or zelf. Het gaat om de volgende onderwerpen:
- het instellen van kiesgroepen (artikel 9 lid 3 WOR);
- een afwijkende zittingstermijn (artikel 12 lid 2 WOR);
- een afwijkend aantal ondernemingsraadleden (artikel 6 lid 1 WOR);
- het aanwijzen van plaatsvervangende leden van de or (artikel 6 lid 1);
- afwijkende bepalingen voor het actief en passief kiesrecht (artikel 6 lid 5 WOR)
Andere afspraken
Het reglement is niet bedoeld om afspraken met de ondernemer vast te leggen. Afspraken tussen ondernemingsraad en ondernemer moet je apart vastleggen. Waaronder afspraken over:
- faciliteiten voor de or (artikel 18 WOR);
- een budget voor de or (artikel 22 WOR);
- de gang van zaken tijdens de overlegvergadering(artikel 23a lid 5 WOR).
Dat geldt ook voor het toekennen van extra bevoegdheden aan de ondernemingsraad. Ook het instellen van commissies hoort niet in het or-reglement thuis. Dat moet de or regelen in een apart instellingsbesluit. Het kan wel raadzaam zijn om de instellingsbesluiten en de (aanvullende) afspraken met de ondernemer over faciliteiten en bevoegdheden als bijlage aan het or-reglement te hechten.
Geen strijd met WOR
Het or-reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de WOR, of een goede toepassing van de WOR in de weg staan. In 2005 oordeelde de kantonrechter dat het niet is toegestaan om in het or-reglement nadere eisen te stellen aan de verkiesbaarheid. Dan gaat het onder andere om bepalingen dat kandidaten daadwerkelijk in de onderneming werkzaam moeten zijn, om zo zieke werknemers uit te sluiten. Ook vond de kantonrecht een bepaling dat kandidaten hun zittingstermijn vol moeten kunnen maken door in strijd met de WOR.
Een vakorganisatie mag wel eisen stellen aan degenen die namens hem op de kandidatenlijst voor de or-verkiezingen worden geplaatst. Bijvoorbeeld de eis dat zij een bepaald standpunt zullen uitdragen.
Reglement vaststellen en wijzigen
Als er nog geen ondernemingsraad is, wordt het eerste reglement opgesteld door de ondernemer. Dit is een voorlopig reglement. Het is aan de ondernemingsraad – en aan niemand anders – om het reglement vervolgens definitief vast te stellen. Dit geldt eveneens voor het wijzigingen of aanvullen van het reglement. De or kan deze bevoegdheid niet overdragen aan, of delen met een ander.
Het is dus niet toegestaan om in het reglement op te nemen dat vaststelling, aanvulling of wijziging afhankelijk is van instemming of goedkeuring van derden. Zoals de ondernemer of een andere ondernemingsraad in het concern (bijvoorbeeld een centrale ondernemingsraad of COR).
Ondernemer heeft wel wat te zeggen
Het betekent niet dat de ondernemer helemaal niets te zeggen heeft over het reglement. Voordat de or het reglement (opnieuw) vaststelt of wijzigt zal hij de ondernemer in de gelegenheid moeten stellen om zijn standpunt kenbaar te maken. Zo kan de ondernemer beoordelen of het reglement in strijd is met de wet of een goede toepassing van de wet.
Wil een or gebruik maken van de mogelijkheid om af te wijken van het wettelijk aantal or-leden of van de bepalingen over het actief en passief kiesrecht, dan kan dit alleen als hij toestemming van de ondernemer heeft.
Als de ondernemer bezwaren heeft tegen het door de ondernemingsraad vastgestelde reglement kan hij deze bezwaren op grond van artikel 36 WOR ter toetsing aan de kantonrechter voorleggen.
Gebonden aan het eigen reglement
De ondernemingsraad is gebonden aan zijn eigen reglement. Hij mag daar niet van afwijken. Al in 1996 oordeelde de kantonrechter dat het de or niet was toegestaan om van zijn eigen reglement af te wijken: ‘De regels inzake verkiezingen treffen iedereen die daaraan (actief of passief) deelneemt en hebben als zodanig externe werking’.
De kantonrechter droeg de ondernemingsraad daarom op nieuwe verkiezingen uit te schrijven. Ondanks dat het een intern reglement is, heeft een or-reglement dus wel degelijk derdenwerking. Belanghebbenden – zoals in de onderneming werkzame personen of een vakbond – kunnen de or aanspreken om zich aan zijn reglement te houden.
Verlengen zittingsduur
Een ondernemingsraad kan zijn eigen zittingsduur verlengen met een reglementswijziging. Maar die wijziging geldt pas voor de volgende zittingsperiode. De verlenging geldt dus niet voor de zittende or. Houdt de or zich hier niet aan? Dan handelt de or in strijd met het algemeen rechtsbeginsel dat wettelijk gekozen vertegenwoordigers niet zelf een aan hen gegeven mandaat mogen verlengen.
Indien het vanwege bijzondere omstandigheden niet mogelijk of wenselijk is om tijdig verkiezingen te houden, dan kan de or enkele maanden langer aanblijven. Van belang daarbij is wel dat alle belanghebbenden (ondernemer, de in de onderneming werkzame personen en de vakbonden) daarover tijdig worden geïnformeerd. Ook mogen ze geen bezwaar hebben tegen de korte verlenging van de zittingsduur van de or.
Zijn er wel bezwaren, dan rest de ondernemingsraad niets anders dan zo snel mogelijk verkiezingen uit te schrijven. Recent oordeelde de kantonrechter nog dat het de or van ASML niet was toegestaan de verkiezingen uit te stellen, simpelweg omdat de wet en het or-reglement die mogelijkheid niet bieden. De coronacrisis werd door de rechter daarbij niet gezien als omstandigheid die or-verkiezingen onmogelijk maakte. Of dusdanig belemmerde dat het een uitstel van de verkiezingen aanvaardbaar zou maken.
Reeks De Wettelijke rechten van de OR uitgelegd
1. Artikel 24 voor wezenlijke invloed
2. Het initiatiefrecht: ‘verstopte’ bevoegdheid met veel mogelijkheden
3. Zorgtaken van de OR
4. Zes tips voor omgaan met vertrouwelijke informatie
5. WOR bij de overheid: Rechtspraak strikter dan bedoeld
6. Het OR-reglement: wat legt de OR allemaal vast?
7. Faciliteiten voor de OR
